Je souhaite rappeler aux organismes de formation qu’ils sont tenus, en cas de contrôle administratif et financier (DRIEETS/DREETS), de justifier du « bien-fondé » de leurs dépenses, dès lors qu’ils perçoivent par ailleurs des fonds provenant d’organismes financeurs des actions relevant du champ de la formation professionnelle et de l’apprentissage (OPCO, CDC, Pôle Emploi, Etat, Région, etc…).
Ce critère du « bien-fondé » des dépenses est un sujet très sensible, en particulier lorsqu’une holding (société-mère) facture des prestations de service à sa filiale OF.
En effet, je constate que ces schémas de facturation intra-groupe au titre de prestations de service sont généralement analysés du point de vue comptable et fiscal, mais pas du point de vue des dispositions du code du travail régissant les activités des organismes de formation.
En pratique, lorsqu’il faut justifier du bien-fondé des dépenses inhérentes à de telles refacturations intra-groupe, cela signifie qu’il faut prouver les prestations de service réalisées par la holding (au sein de laquelle se situent souvent les dirigeants et des fonctions-support).
Aussi invraisemblable que cela puisse paraître, un organisme de formation ne peut pas se contenter de produire une convention de prestations de service, et des factures faisant référence à des montants forfaitaires, en cas de contrôle administratif et financier de la formation professionnelle (DRIEETS/DREETS).
Lorsqu’un tel contrôle se présente, l’organisme de formation doit produire des preuves concrètes.
Lorsqu’un tel contrôle se présente, l’organisme de formation doit produire des preuves concrètes du rattachement et de l’utilité des prestations de service qui ont été facturées par la holding à laquelle il appartient, ce qui revient à communiquer aux agents de contrôle un tableau récapitulatif de toutes les diligences réalisées (en unités d’œuvre si possible) au titre des prestations de service facturées, ainsi que des éléments de preuve venant justifier des déclarations figurant dans ce tableau récapitulatif (compte-rendu de réunion, e.mails, travaux réalisés, extraits des diligences accomplies, justificatifs des prestations mises en œuvre, etc…), le tout classé dans un ordre chronologique afin d’espérer que ces justificatifs soient jugés suffisants par les agents de contrôle.
A défaut, le rapport de contrôle peut conclure au rejet des dépenses, ce qui revient pour l’OF à verser au Trésor Public une somme équivalente aux dépenses rejetées (avec solidarité du dirigeant de droit ou de fait sur son patrimoine personnel).
Ces rejets de dépenses équivalent souvent à plusieurs centaines de milliers d’euros, et parfois à des montants encore plus importants.
C’est incroyable mais vrai !
MORALITE : il faut éviter autant que possible des refacturations intra-groupe de prestations de service(dirigeants et fonctions support), sauf à préparer un arsenal de preuves pour prouver le fameux « bien-fondé » des prestations facturées par la holding, et leur rattachement/utilité par rapport aux activités conduites dans le champ de la formation professionnelle et de l’apprentissage.
Les indications fournies dans la présente chronique évoquent un schéma holding/filiale, mais la problématique serait identique dans tout schéma incluant une entité juridique tierce facturant des prestations de service à un OF.
Compte tenu du fait que nous travaillons au quotidien sur des contrôles administratifs et financiers, dont une grande partie est composée de tels rejets de dépenses, il m’a paru opportun de refaire une chronique sur ce sujet, afin que tous les opérateurs (OF, expert-comptables, commissaires aux comptes, conseils, Avocats en droit des société, etc…) puissent prendre en compte ces paramètres dans leurs analyses des enjeux liés au contrôle financier de l’utilisation qui est faite des fonds provenant des organismes financeurs dans le secteur de la formation professionnelle et de l’apprentissage.
En espérant que cette chronique sera utile ! Laurent Riquelme