Nous sommes consternés à chaque fois que l’administration (DREETS/DRIEETS) annule la déclaration d’activité au motif que l’organisme de formation (OF) ou le CFA n’a pas respecté les obligations légales qui lui incombaient avant l’inscription du stagiaire ou de l’apprenti.
Soyons clairs, il s’agit de l’article L.6353-8 du code du travail, qui doit recevoir application « avant l’inscription définitive » du stagiaire ou de l’apprenti.
Cet article du code du travail prévoit un certain nombre d’informations et de documents à mettre à la disposition du stagiaire ou de l’apprenti avant qu’il ne soit inscrit au sein de l’OF ou du CFA, c’est-à-dire avant qu’il ne soit engagé contractuellement à l’égard de l’OF ou du CFA :
- Objectifs et contenu de la formation,
- Liste des formateurs et des enseignants,
- Les horaires,
- Les modalités d’évaluation,
- Les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires ou les apprentis au sein de l’entité commanditaire,
- Le règlement intérieur applicable.
Lorsqu’il s’agit d’un stagiaire personne physique, qui entreprend la formation à titre individuel et à ses frais, ces informations et ces documents doivent être remis (et pas seulement mis à disposition) au stagiaire avant son inscription définitive et tout règlement de frais, ainsi que les informations suivantes :
- Les tarifs,
- Les modalités de règlement,
- Les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon en cours de stage.
En pratique, il faut bien identifier le moment de l’inscription définitive qui peut se
traduire, selon les cas, par la signature d’un bulletin d’inscription, la signature d’une
convention de formation, la signature d’un bon de commande ou d’un devis, la signature d’un contrat de formation professionnelle.
C’est bien avant, et non après ce moment de l’inscription définitive que toutes les informations et documents précités doivent être mis à la disposition du stagiaire ou de l’apprenti, ou remis au stagiaire s’il finance lui-même sa formation.
Le non-respect de cet article L.6353-8 du code du travail peut être directement sanctionné par l’annulation de la déclaration d’activité de l’OF ou du CFA en cas de contrôle DREETS/DRIEETS.
Nous constatons que l’administration dispose donc d’un droit de vie ou de mort à l’égard de la plupart des OF ou des CFA qui ne parviennent pas à justifier du respect de cette règle légale. Certes l’annulation de la déclaration d’activité ne va forcément tuer un organisme ou un CFA, mais elle peut le mettre dans une très grande difficulté jusqu’à ce qu’il puisse obtenir un nouveau NDA (numéro de déclaration d’activité).
Ce sont les raisons pour lesquelles nous avons décidé de consacrer la présente chronique à ce sujet, particulièrement sensible depuis près de 15 ans (car cette règle de l’article L.6353-8 date de la loi du 24 novembre 2009, elle a ensuite été légèrement révisée en 2018, et elle n’a jamais été appliquée de façon harmonieuse dans le secteur des OF).
Notre pratique dans les contrôles DREETS/DRIEETS montre qu’il s’agit là d’un angle mort méconnu des OF et CFA, contre lequel la certification QUALIOPI n’est pas vraiment un rempart dans la plupart des cas.
Les pratiques des OF et des CFA dans l’application de l’article L.6353-8 sont (trop) souvent éloignées des exigences légales.
Il y a d’abord les organismes et les CFA qui découvrent cette règle à l’occasion d’un contrôle administratif et financier mené par la DREETS/DRIEETS.
Lorsqu’ils sont contrôlés sur ce point par la DREETS/DRIEETDS, nombre d’entre eux justifient alors du respect de cette règle, mais après l’inscription (et pas avant l’inscription), au moment de la remise d’un livret d’accueil par exemple, avant que la formation ne démarre, mais c’est déjà trop tard…
Il faut, ici, bien insister sur l’obligation légale qui doit être exécutée avant l’inscription, et non pas avant le début de la formation (c’est-à-dire après l’inscription).
D’autres organismes cherchent alors à se réfugier derrière leurs conditions générales de vente (CGV),lesquelles ne sont d’aucun secours, car les CGV peuvent prévoir certaines des mentions précitées (comme par exemple les modalités de règlement ou les conditions applicables en cas de cessation anticipée de la formation), mais elles ne prévoient généralement pas la liste des formateurs et des enseignants, ou encore les horaires de la formation…
Enfin, il y a aussi les OF et les CFA qui se réfugient benoîtement derrière leur certification QUALIOPI, en espérant fébrilement que la foudre du contrôle DREETS/DRIEETS ne les frappera pas…
Avec l’élargissement du pouvoir de contrôle des OPCO en 2024, nous ne doutons pas de ce que ce sujet va également justifier de nouveaux griefs au détriment des OF et CFA concernés.
Nous militons donc pour que les OF et les CFA prennent conscience de cette règle, et surtout des conséquences redoutables qui peuvent en découler en cas de contrôle DREETS/DRIEETS, car l’annulation de la déclaration d’activité (sans aucune mise en demeure préalable) est une sanction particulièrement sévère, et vécu systématiquement comme une injustice par tous les professionnels du secteur qui redoublent d’efforts par ailleurs pour se conformer scrupuleusement au référentiel national QUALIOPI.
Nous conseillons à tous les OF et tous les CFA qui n’ont pas encore été sensibilisés à ce sujet, de prendre leurs dispositions pour pouvoir justifier du respect de cette règle en cas de contrôle DREETS/DRIEETS.
En effet, la cerise sur le gâteau est que, en cas de contrôle, la charge de la preuve du respect de cette règle légale pèse, en pratique, exclusivement sur l’organisme de formation ou le CFA. Il faut donc s’organiser et anticiper cette charge de la preuve dans la perspective d’un éventuel contrôle ultérieur.
C’est la raison pour laquelle nous conseillons de systématiser l’envoi d’un courrier électronique, comportant l’ensemble de ces informations et documents à tout candidat à une action de formation, avant qu’il ne soit amené à signer un quelconque engagement contractuel (bulletin d’inscription, contrat de formation, bon de commande, devis, etc…).
Pour les OF qui travaillent avec des entreprises (en signant des conventions de formation avec ces dernières), il est difficile de respecter cette obligation légale. En effet, cette règle est parfois absurde dans ce cas de figure, puisque l’OF n’est pas systématiquement et directement en contact avec les stagiaires qui sont les salariés de l’entreprise cliente. Dès lors, dans ce cas de figure, il est recommandé à l’OF de transmettre ces éléments et ces informations à l’entreprise cliente avant la conclusion de la convention de formation, en demandant instamment à cette dernière de bien vouloir transmettre ces informations et ces documents aux stagiaires avant qu’ils ne soient inscrits à la formation. Dans cette hypothèse, nous conseillons d’organiser un système de contrôle a posteriori qui permet de justifier que cette règle a bien été respectée, en faisant déclarer par écrit dans un document (feuille d’émargement, attestions, etc…) à chaque stagiaire qu’il s’est bien vu remettre ces informations et ces documents avant son inscription définitive à la formation.
En espérant que ces quelques conseils vous seront utiles, nous vous souhaitons une bonne mise en œuvre !
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