Bonjour,
L’article D.6313-3-1.1° du code du travail prévoit que « La mise en œuvre d’une action de formation en tout ou partie à distance » comprend « Une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours ».
En cas de contrôle, l’organisme de formation ou le CFA doit apporter les preuves suivantes :
la définition contractuelle des modalités de l’assistance technique et pédagogique ;
la réalité de la mise en œuvre effective de l’assistance technique et pédagogique.
Au fil du temps, la pratique des contrôles a évolué, non seulement au sein des DREETS, mais aussi au sein des organismes financeurs.
Désormais, l’organisme de formation doit prouver que l’assistance pédagogique s’est muée en véritable « accompagnement » pédagogique, ce qui signifie qu’il faut, en cas de contrôle, pouvoir apporter des preuves des interactions qui ont eu lieu entre chaque stagiaire ou chaque apprenti et un ou plusieurs formateurs (bien entendu, il faut des preuves écrites, comme des échanges de messages, des compte-rendu écrits, des mails, des extraits de messagerie, comportant une date et un horaire …).
Ce niveau de preuve est requis pour les formations réalisées sur des plateformes d’apprentissage en ligne (« LMS » : « Learning Management System »), mais il arrive qu’il soit également requis dans les formations réalisées en face-à-face par visioconférence.
Pour les contrôleurs, la fourniture de cours en ligne sans fourniture de preuves matérielles d’un accompagnement humain conduit à présumer de ce que l’action de formation n’a pas été vraiment réalisée, ce qui entraîne une obligation de remboursement au cocontractant.
En effet, les relevés de connexion et de déconnexion horodatés ne constituent pas toujours des justificatifs de réalisation suffisants, lorsqu’ils ne sont pas accompagnés des preuves de l’assistance pédagogique mise en œuvre pour chaque stagiaire ou chaque apprenti.
Nous conseillons donc d’organiser un archivage des preuves des interactions entre le formateur et les stagiaires (ou apprentis) dans tous les cas de figure, de façon à pouvoir les présenter en cas de contrôle ultérieur.
Cela signifie qu’il ne faut pas attendre que le stagiaire ou l’apprenti sollicite l’assistance pédagogique, au risque de n’avoir aucune preuve en cas de contrôle.
En d’autres termes, il est conseillé d’organiser un système pro-actif dans lequel un formateur sollicite régulièrement le stagiaire ou l’apprenti pour assurer un « accompagnement dans le déroulement du parcours de formation ».
Cela signifie aussi que l’assistance pédagogique doit être confiée à un formateur, disposant des titres et qualités en adéquation avec la formation réalisée à distance, et non à des « coachs » ou autres « conseillers » qui n’auraient pas les compétences requises pour dispenser le contenu technique de la formation.
Que des « coachs » interviennent périodiquement pour motiver et relancer les stagiaires dans l’avancement de leur parcours de formation à distance, cela s’entend parfaitement, mais ne peut pas être forcément assimilé à de l’assistance pédagogique réalisée par des formateurs.
D’ailleurs, le ou les formateur(s) qui intervien(nen)t dans l’assistance pédagogique doive(nt) être clairement identifié(s) : l’autorité de contrôle doit pouvoir vérifier l’identité du formateur, son statut (sous-traitant le cas échéant), ainsi que ses titres et qualités, et ce, pour chaque preuve de l’interaction stagiaire/formateur ou apprenti/formateur.
Enfin, cela signifie que l’assistance pédagogique ne doit pas être présentée comme étant disponible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 comme nous le voyons parfois chez certains organismes ou CFA qui proposent des formations en format asynchrone (e.learning), sauf à pouvoir prouver qu’un formateur est en permanence joignable par les stagiaires ou les apprentis.
Compte tenu des sanctions pouvant être prononcées en cas de contrôle à défaut de preuves suffisantes (remboursement des fonds perçus au cocontractant), il nous paraissait important de mettre à nouveau le focus sur cette exigence qui peut paraître parfois élémentaire pour les contrôleurs, et pourtant si souvent problématique lorsqu’un organisme de formation ou un CFA n’a pas anticipé ce type de contrôle, lequel se situe souvent en dehors de la boussole QUALIOPI…