Nous profitons de la rentrée pour vous faire part de nos constats dans notre pratique professionnelle sur les contrôles des organismes de formation s'agissant de l’obligation de justifier de la réalisation des actions de formation en application de l’article L.6362-6 du code du travail.
Au-delà des contrôles de service fait réalisés par les organismes financeurs (OPCO, Caisse des Dépôts, …), le contrôle est exercé au plus haut niveau par l’Etat, grâce à la DRIEETS pour l’Ile de France (Département de Contrôle de la Formation Professionnelle) et aux DREETS au sein des autres Régions (Service Régional de Contrôle des Organismes de Formation).
En cas de défaut de justification la sanction légale est redoutable...
La formation est présumée ne pas avoir été réalisée (présomption d’inexécution) et l’administration ordonne alors un remboursement au cocontractant des sommes indûment perçues et, à défaut de remboursement dans le délai imposé par le rapport de contrôle, un versement au Trésor Public desdites sommes (article L.6362-7-1 du code du travail).
Notre pratique professionnelle dans ces domaines montre que les organismes de formation se voient parfois appliquer ces sanctions sans n’avoir jamais imaginé qu’ils pourraient être visés par ces dernières.
En effet, les cas les plus fréquents sont liés aux défauts constatés dans les émargements ou les relevés temps de connexion :
Signatures strictement identiques sur plusieurs feuilles d’émargement (notamment des signatures numérisées et collées par l’OF sur les émargements)
Signatures récoltées de façon groupée et décalée dans le temps (sans qu’il n’y ait de signatures sur les feuilles d’émargements au fur et à meure de l’exécution de l’action de formation)
Signatures sur des dates incohérentes (par exemple un stagiaire qui est absent pour maladie ou en congé, ou un stagiaire qui passe ses épreuves de certification et qui ne peut pas être en formation en même temps)
Relevés de temps de connexion improbables (par exemple un stagiaire qui est connecté plus de 10 heures par jour)
Il y a aussi les cas où la feuille d’émargement présente des discordances par rapport aux autre documents (discordances par rapport aux conventions de formation, contrats de formation, programme, tant au niveau des dates, des horaires, des contenus de formation, des formateurs…). A cela se rajoute le cas spécifique des formations en apprentissage réalisées à distance (en format asynchrone) avec des temps de connexion en dehors des horaires de travail (et parfois selon des volumes incompatibles a priori avec la durée contractuelle de travail). Ce même problème peut également se poser pour la formation de salariés à distance dans le cadre du plan de développement des compétencesde l’entreprise qui les emploie (par exemple, temps de connexion le dimanche ou durant des jours fériés chômés, et parfois selon des volumes invraisemblables).
La réalisation des actions de formation doit également être justifiée par la preuve des travaux ou des exercices réalisés (en particulier pour les formations à distance asynchrones), voire des évaluations mises en place.
Pour les formations en présence des stagiaires (notamment en format à distance synchrone) dans lesquelles la formation est dispensée par un sous-traitant, la production de la facture du prestataire de formation sous-traitant sera requise (à rapprocher avec chaque feuille d’émargement ou relevé de temps de connexion), ainsi que son numéro de déclaration d’activité en cours de validité (même si je ne suis pas moi-même d’accord avec cette dernière exigence du point de vue juridique, voir mes chroniques précédentes sur ce sujet).
Les hypothèses de chaînes de sous-traitance sont à éviter autant que possible... Elles font souvent apparaître des intermédiaires de sous-traitance dont le rôle n’est pas défini.
Pour justifier de la réalisation des actions de formation, il est également exigé de produire la preuve des titres et qualités des formateurs en lien avec le contenu des formations dispensées, à rapprocher de chaque feuille d’émargement ou relevé de temps de connexion (attention, il ne s’agit pas des CV mais des diplômes, certificats, attestations de formation…). Lorsqu’il s’agit de formateurs salariés, il est recommandé de produire un planning des formateurs, avec leurs bulletins de paie, à rapprocher des feuilles d’émargement et des relevés de temps de connexion. Pour les formations à distance, la justification de l’assistance technique et pédagogique doit être prouvée, avec par exemple des émargements des personnes assurant ladite assistance. Lorsque plusieurs défauts apparaissent à l’occasion d’un contrôle sur les justificatifs de réalisation (notamment ceux qui sont ci-dessus commentés), l’autorité administrative considère parfois que c’est l’ensemble des actions de formation qui est remis en cause, ce qui produit des conséquences financières très conséquentes (parfois plusieurs centaines de milliers d’euros à rembourser, voire plusieurs millions d’euros dans certains cas). Et puis, l’autorité administrative peut ordonner un doublement de la sanction avec un paiement au Trésor Public d’un montant égal au remboursement susvisé, et ce, dans tous les cas où il apparaît que l’OF a établi ou utilisé intentionnellement des documents de nature à obtenir indument le paiement ou la prise en charge de tout ou partie du prix des actions de formation (article L.6362-7-2 du code du travail).
Alors, quelles sont les bonnes pratiques ?
Compte tenu des constats opérés dans les contrôles que nous exerçons nos missions d’assistance juridique, nous formulons des recommandations auprès des OF, afin d’éviter les conséquences d’un ou plusieurs défauts de justification :
Tenir des feuilles d’émargement ou des relevés de temps de connexion incontestables et parfaitement cohérents au regard des critères rappelés ci-dessus
Permettre un rapprochement de chaque facture d’un prestataire de formation sous-traitant avec les feuilles d’émargement ou les relevés de connexion
Permettre un rapprochement entre le planning des formateurs avec les feuilles d’émargement ou les relevés de temps de connexion
Tenir à jour les preuves des titres et qualités des formateurs
Permettre la preuve des exercices, travaux et évaluations réalisés (en particulier pour les formations à distance asynchrone) par chaque stagiaire
Permettre la preuve de l’intervention (active) des personnes en charge de l’assistance technique et pédagogique dans le cadre des formations à distance
Tenir à jour les dossiers des formateurs avec la preuve de leurs titres ou qualités (et pas seulement les C.V comme je le vois trop souvent).
Enfin, je remarque que, de plus en plus souvent, l’administration considère que le défaut de numéro de déclaration d’activité (NDA) du prestataire sous-traitant conduirait à appliquer une présomption d’inexécution de l’action de formation sous-traitée, et donc un remboursement au cocontractant des sommes perçues en paiement. Je conteste évidemment cette analyse car, au-delà du débat sans fin sur l’obligation du NDA pour les prestataires de formation sous-traitants, le défaut de NDA du sous-traitant ne présente aucun lien avec la preuve de la réalisation effective d’une action de formation. Néanmoins, dans l’attente de voir les juridictions de l’ordre administratif et de l’ordre judiciaire siffler la fin de la récréation sur ce sujet, je conseille provisoirement aux organismes de formation de se conformer à cette doctrine administrative sur le NDA des sous-traitants, afin d’éviter les menaces qui sont proférées à l’occasion de certains contrôles au niveau des DREETS, et de la DRIEETS Ile de France. Je sais par ailleurs que le sujet du NDA n’est jamais le seul motif pour lequel la présomption d’inexécution d’une action de formation est appliquée par l’administration, mais je constate que ce sujet est de plus en plus invoqué pour en rajouter une couche dans les rapports de contrôle.